Kom i gang med Workability i organisasjonen din på under 30 minutter
Innholdsfortegnelse
Det er i utgangspunktet personen som kontaktet Workability som kan begynne prosessen med å sette opp plattformen i organisasjonen. Dette er en rask og enkel prosess. Når du har registrert deg, vil du motta en e-post fra oss i Workability med en lenke du må klikke på for å komme i gang. En oppsettsveiviser vil guide organisasjonen din gjennom prosessen, trinn for trinn. Under går vi gjennom hvert enkelt trinn.
Hele prosessen tar vanligvis under 30 minutter for en større organisasjon.
1. Opprett din personlige bruker i Workability - for lederen
For å begynne prosessen, må lederen av organisasjonen opprette sin personlige bruker i Workability. Dette blir superbrukeren i Workability, og er vanligvis den øverste lederen i organisasjonen.
En oppsettsveiviser tar deg gjennom trinnene som ALLE brukere i Workability må gjennom for å begynne å bruke systemet. Dette tar ikke mer enn 5 minutter for hver bruker.
Under går vi gjennom trinnene for å opprette din personlige bruker i Workability:
Vi må vite hvem som bruker Workability og som har tilgang til kontoen din.
Logg inn med BankID for å bekrefte identiteten din.
Vi vil bekrefte navn og personnummer.
Vi overfører noe av informasjonen vi fikk da du bekreftet identiteten din, og ber deg fylle inn:
- E-postadresse
- Telefonnummer
- Passord
Hver gang du logger inn i Workability, sikrer en tofaktorautentisering dine personlige data, og validerer at det faktisk er du som får tilgang til kontoen din. Velg mellom:
- Microsoft Authenticator (mobil)
- E-postverifisering
Alle brukere må godkjenne våre brukervilkår og vår personvernerklæring. Du får muligheten til å tilpasse samtykket ditt når du registrerer deg.
Fyll inn informasjon om organisasjonen
Organisasjonen må gjennom en rekke trinn for å kunne komme i gang med onboardingen av ansatte. Oppsettsveiviseren vår tar deg gjennom prosessen, trinn for trinn.
Slik setter du opp organisasjonen din i Workability:
Vi har fylt inn en del informasjon på forhånd. Du kan endre eller legge til:
- Navn
- Org.nr.
- Adresse
Vi har fylt ut dette feltet på forhånd, og brukt kontaktdetaljene du oppga da du registrerte deg eller kontaktet oss.
Dersom noen andre i organisasjonen skal være Workability sin kontaktperson, kan du endre og oppdatere dette feltet.
Abonnementspris og -vilkår er forhåndsutfylt basert på løsningen du har valgt.
Legg til faktureringsinformasjon for å fortsette:
- Faktureringse-post
- Kontaktperson
- Organisasjonsnummer (MVA-nummer)
Før du begynner å bruke Workability, må du se over og godkjenne hvert av dokumentene under.
- Abonnementsvilkår og -betingelser
- Personvernerklæring
- Databehandleravtale
For å få mest mulig ut av Workability, kan du integrere innboksen din i Altinn med Workability. Dette lar deg automatisk hente ut sykemeldinger, og sende oppfølgingsplaner direkte fra Workability til NAV.
Personen som fullfører dette trinnet må ha tilgang i Altinn til å delegere rettigheter til Workability AS. Hvis du ikke har dette, hopper du over dette trinnet, og inviterer personen i organisasjonen din med denne tilgangen til å fullføre trinnet senere fra administrasjonspanelet.
(Omdirigerer til Altinn)
3. Opprett ditt Workspace
I et arbeidsområde kan du og de andre administratorene organisere medarbeidere, teamspaces og forhold mellom leder og ansatt. Her kan du også opprette rutiner og maler for organisasjonen din. Inviter dine ansatte til organisasjonens arbeidsområde for å gi dem tilgang til verktøyene og funksjonene i Workability.
Gi ditt Workspace et navn!
Velg et navn som de ansatte kan relatere til. Hvis du skal sette opp Workability for en regional avdeling av et nasjonalt selskap, bør dette komme tydelig frem i navnet på Workspacet.
Vi bruker AstraPro som eksempel: Dersom du skal onboarde hele det nasjonale teamet, kan du kalle ditt Workspace "AstraPro Norge". Dersom du kun skal onboarde ansatte i den nordnorske avdelinga, kan du kalle Workspacet "AstraPro Nord".
4. Legge til nøkkelpersoner
Organisasjonen må gjennom en rekke trinn for å kunne komme i gang med onboardingen av ansatte. Oppsettsveiviseren vår tar deg gjennom prosessen, trinn for trinn.
Når du skal sette opp organisasjonen din, må du legge til nøkkelpersonene med sentrale leder- og HR-roller. Disse nøkkelpersonene vil fungere som administratorer, kontrollører og beslutningstakere når det gjelder bruk og styring av Workability i organisasjonen.
Slik legger du til nøkkelpersoner med sentrale leder- og HR-roller:
Her legger du til personen som er HR- eller personalleder for de ansatte som legges til dette Workspacet. Hvis dette er deg, huk av boksen for å tildele deg selv denne rollen i Workspacet.
Når du har lagt til navn og e-postadresse, vil de motta en e-post for å fullføre sin egen onboarding.
Her legger du til personen som er øverste leder i organisasjonshierarkiet for de ansatte som legges til dette Workspacet.
Når du har lagt til navn og e-postadresse, vil de motta en e-post for å fullføre sin egen onboarding.
Her legger du til alle HR-ansvarlige som rapporterer direkte til HR-leder, og som har ansvaret for lederstøtte i organisasjonen din.
Klikk på listeknappen for å legge til hver enkelt person. Etter hvert som du legger til flere teammedlemmer, blir listen lengre.
Når alle relevante teammedlemmer er lagt til, vil disse motta en e-post for å fullføre sin egen onboarding.
5. Onboarding av dine ansatte
Når du har lagt til ledere og HR-ansvarlige, er du klar for å onboarde resten av organisasjonen, fra avdelingsledelsen til hver enkelt ansatt.
NB! Du inviterer kun lederne av avdelingene som skal bruke Workability i første omgang.
5.1 Vår unike onboardingprosess
Workability sin enkle onboardingmodell reduserer tiden det tar å komme i gang - for deg og for hele arbeidsstokken!
I stedet for at én medarbeider må ta jobben med å onboarde alle avdelinger, team, ledere og ansatte, har hver enkelt ansatt ansvaret for sin egen onboarding. Vi benytter en fossefallsmodell som bruker organisasjonens eksisterende hierarki som utgangspunkt for Workability-universet.
Hver ansatt oppretter altså sin egen bruker i Workability. Dersom en ansatt har ansvaret for å lede og følge opp andre ansatte i organisasjonen, legger hen til disse i sitt Teamspace. De vil da motta en individuell e-postinvitasjon med en oppsettsveiviser. Denne prosessen gjentas til alle ansatte er onboardet.
Administratorene av Workspacene kan se hele organisasjonshierarkiet, og legge til, fjerne eller flytte ansatte og oppgaver/ansvarsomåder. Ledere kan se og styre egne team, og ansatte kan se og redigere egen Workspace-profil, rolle og jobbtittel.
Det tar ikke mer enn 5 minutter for de fleste ansatte å komme i gang!
5.2 De siste trinnene: start onboardingen!
Slik kommer du i gang med onboardingen:
Velg mellom to typer onboarding når du skal i gang med Workability.
1. Småskalatest
Dersom du vil kjøre en småskala test, og oppskalere senere, er det lurt å velge én eller to nøkkelavdelinger som skal onboardes. Dette gjøres ved å legge til ledere og HR-ansvarlige i disse avdelingene.
Når du har lagt til ledere og HR-ansvarlige for de respektive avdelingene, kan du deretter enkelt onboarde hver enkelt ansatt. Når du senere vil legge til flere ansatte, gjør du dette enkelt, ved å legge til ledere og HR-ansvarlige for disse ansatte. Fossefallmetoden for onboarding tar seg av resten!
Vi anbefales at du legger til minst 20 ansatte når du gjør en småskalatest. Jo flere som bruker Workability, desto flere fordeler vil det ha for organisasjonen.
2. Fullskala onboarding
For å onboarde hele organisasjonen med én gang, følger du trinnene under. Husk å legge til alle lederne som rapporterer til CEO eller øverste leder i organisasjonen din.
Slik ser organisasjonskartet ditt ut nå. Du kan se at HR-lederen og HR-teamet er lagt til som en egen, separat funksjon, og at CEO/leder er lagt til ved siden av HR-lederen.
Legg til mellomledere for å fortsette.
NB! Her inviterer du kun de mellomlederne/avdelingslederne du vil inkludere i Workability-hierarkiet i første omgang.
HR-teamet og Workspace-administratorer kan legge til personer i og utenfor organisasjonen, flytte personer til andre Teamspace og endre tilknyttede HR-ansvarlige og administratorer når som helst.
Legg til alle avdelingsledere og ansatte som rapporterer direkte til CEO, adm.dir. eller øverste leder i Workspacet.
Du kan se over hierarkiet hver gang du legger til en ny ansatt, helt til alle seniorlederene er lagt til.
Hvis du for eksempel har uavhengige avdelinger, som ikke rapporterer til den interne ledelsen, kan du velge å la dem rapportere til HR-lederen.
Hvis du starter med kun én eller to avdelinger i organisasjonen, legger du kun til lederne i denne eller disse avdelingene nå. Du kan legge til andre avdelinger senere, ved å legge til de respektive avdelingslederne som nye ansatte som rapporterer til CEO/adm.dir. Det vil i sin tur trigge fossefallsonboardingen og invitere deres ansatte inn.
Når lederteamene er lagt til, sendes det ut invitasjoner til deres ansatte, og fossefallsonboardingen er i gang.
Klart!
Workability hjelper ledere å bygge tillit og skape engasjement på arbeidsplassen.
Følg oss
E-post: Erlend@workability.no
Telefon: +47 416 68 505
Org.nr. 926 624 636
Workability AS | 926 624 636 | Marielund 14, 9006 Tromsø
Norsk bokmål 
English